En algún momento, a todo jefe le han dicho sus colaboradores que el tiempo no es suficiente para realizar las tareas que se les han encomendado, por lo que se ve en la necesidad de hacer una solicitud a Recursos Humanos. Después de la aprobación del gerente del área, entrevistas, pruebas psicométricas y algunas semanas, al fin llega «Claudia», mejor conocida como «la nueva».
Lo más curioso es que durante estas semanas el equipo de trabajo pudo terminar a tiempo todas sus actividades e incluso entregó a tiempo el estado mensual de resultados, aunado a que Pedro faltó un día.
Ante el cumplimiento del área, te cuestionas si realmente era necesario haber contratado a «la nueva». En muchas ocasiones, en nuestro día a día, no destinamos el suficiente tiempo a analizar la carga laboral por estar concentrados en apagar incendios. En la mayoría de los casos, uno de los principales costos de una empresa es la mano de obra, por lo que se debe ser muy cuidadoso al administrar este recurso.
Antes de incrementar nuestra estructura, es muy importante hacer una volumetría de las cargas de trabajo e identificar aquellas actividades que consumen el mayor tiempo, para ver si son susceptibles de automatizar, reemplazar, trasladar o eliminar. Esta actividad debe iniciar enlistando los procesos del área, para después descomponerlos en las actividades que los conforman, identificando la frecuencia con que se realizan y la duración de cada una de ellas. En la sección de descargas podrás obtener el archivo «Semana Típica», que te ayudará a dimensionar la carga de trabajo de tu personal. Asimismo, te ayudará a definir el deber ser del cargo, plasmando de manera clara los momentos en que deben realizarse las actividades clave del cargo.
Antes de hacer crecer tu estructura, debes asegurarte de que no existan tiempos muertos ni actividades que no generen valor al área. En el área de descargas encontrarás una herramienta que te ayudará con esta tarea.
