Suena el despertador a las cinco treinta de la mañana y piensas: “Cinco minutos más”, pero recuerdas que hoy tienes esa reunión a la que fuiste convocado desde hace una semana, así que tomas valor y sales de la cama para tomar un baño a pesar del frío de diciembre.

Dicen que: “Al que madruga Dios lo ayuda”, así que llegas puntual a la hora de entrada de tu trabajo, pudiéndote estacionar en el mejor lugar (techado y cerca de la entrada).

El día anterior estudiaste los temas a tratar en la reunión e inclusive imprimiste un resumen ejecutivo para los asistentes, después de haber reservado la sala para la reunión de las nueve las diez de la mañana.

Llegas a la sala, pero no hay nadie, piensas que es normal ya que estas ahí diez minutos antes, aprovechas ese tiempo encender la computadora y el proyector.

Faltando dos minutos para las nueve de la mañana cuando llega el primer asistente y dice: ¿No ha llegado nadie más?, regreso voy por un café a la máquina ¿gustas uno?

A las nueve y diez llegan otros dos asistentes platicando sobre la final de futbol y de la calidad del portero ante tremendos “paradones”, ante la baja afluencia comentas: “Vamos a esperar cinco minutos a que lleguen los demás”, en tu mente dices: “si me apuro, abarcaremos todos los temas”.

A las nueve diecisiete están todos menos la persona que fue por el café, llega un minuto después y dice: -¿Alguien gusta café?, a lo que varios contestan: -Yo si por favor, ¡se antoja con este frío! -¿Americano está bien? –¿Azúcar normal? –¿Tendrán cambio, pues no traigo suficientes monedas? –Yo te ayudo, no creo que puedas traerlos tu solo.

Nueve con veintiocho minutos, todos están en la sala a excepción de Claudia quien no pudo asistir por razones personales; de pronto se escucha una voz que dice: ¿vieron el partido?…

Siendo las nueve treinta y cinco de la mañana inicia la reunión, los asistentes menciones temas diferentes al tema central para que fueron convocados, no hablan con hechos medibles y se escuchan palabras como: creo, estimo, a lo mejor, supongo, tal vez… algunas son ideas valiosas, pero nadie toma nota y define quien debe hacerlo. Faltando siete minutos para las diez de la mañana tomas valor y te atreves a interrumpir al gerente diciendo: “El objetivo de esta reunión es… para lo que a cada uno de ustedes les he entregado un resumen con los principales hitos y posibles acciones correctivas en espera de su visto bueno para implementarlas”. En esos instantes a las diez con cinco minutos a la entrada de la sala se ve un grupo de ocho personas, la persona más cercana a la puerta la abre y les dice: -¿Van a ocupar la sala? -Si, la reservamos de diez a once -Regálenos unos minutos estamos por terminar.

El Gerente comenta: -Regresando al tema de la reunión, ese tema debería ser tratado con Claudia, pero no está presente, deberíamos hacer otra reunión en donde este ella.

Muchas organizaciones tienen historias similares no estando conscientes de que esas reuniones son caras al tener o los talentos de la organización reunidos y por ende los sueldos más caros.

Para tener reuniones efectivas de trabajo sugiero tomar en cuenta el protocolo siguiente:

· Establecer con anticipación el objetivo de la reunión y temas a tratar.

· Análisis previo de indicadores.

o Es indispensable conocer a detalle el desempeño del área y las causas que generaron desviaciones, para definir acciones correctivas o replicar las buenas prácticas.

· Llegada puntual.

· Participación de todos los asistentes, si una de ellos no aporta nada, no deberá ser convocado.

· Exponer acciones correctivas enfocadas a indicadores.

o Es vital hablar con hechos medibles y llevar soluciones para que estas sean aprobadas en la reunión.

o Si una actividad no vera reflejado su beneficio en un indicador, esta deberá ser tratada en una reunión de “pasillo” de cinco minutos.

· Definir responsables y fechas compromiso para las acciones correctivas.

· Llenado de Minuta.

o Es importe dejar plasmado las acciones correctivas acordadas para que estas sean ejecutadas en los tiempos acordados y se pueda dar seguimiento a ellas.

· Una reunión óptima debe durar en promedio sesenta minutos, cuando está más larga es sinónimo de que no es objetiva y se están desviando del tema central.

· Monitoreo de indicadores.

o Una herramienta muy útil para medir los beneficios de las acciones correctivas es el Tablero de Control o Dash Board, en donde podremos dar seguimiento al cumplimiento a metas.